Behandling af personoplysninger ifm. ansøgning om optagelse

 

 

 

 

Orientering om behandling af personoplysninger i forbindelse med ansøgning om optagelse[1]

 

Som led i din ansøgning om optagelse på Munkensdam Gymnasium indsamler og behandler Munkensdam Gymnasium personoplysninger om dig og dine forældre, jf. artikel 6, stk. 1, og artikel 9, stk. 1, i databeskyttelsesforordningen[2]

Munkensdam Gymnasium tilstræber at behandle så få personoplysninger om dig og dine forældre som muligt, ligesom vi kun foretager en behandling af de personoplysninger, vi har, hvis behandlingen er nødvendig, sagligt begrundet og proportionel.

Vi indsamler og behandler derfor som altovervejende udgangspunkt kun de personoplysninger, der er nødvendige for at vi kan overholde vores pligter i henhold til den gymnasiale lovgivning om optagelse på gymnasiet, jf. kapitel 2, 4 og 5 i optagelsesbekendtgørelsen.[3]

 

Disse oplysninger er

  • Stamoplysninger på dig og dine forældre, dvs. navn, bopælsadresse, CPR-numre, telefonnummer, mailadresse
  • De oplysninger om dig selv, som du selv har givet os i din ansøgning, herunder oplysninger om tidligere skoleaktiviteter, din begrundelse i fritekst for at søge om optagelse hos os*, dine karakterer fra 9. eller 10. klasse, evt. bilag med udtalelser, diverse erklæringer og oplysninger om særlige forhold
  • vurderinger fra Ungdommens Uddannelsesvejledning om din uddannelsesparathed
  • resultater fra din optagelsesprøve
  • For at sikre, at de adresseoplysninger, der fremgår af din ansøgning, er korrekte, foretages en sammenkørsel med cpr-registret.

 

Hvis der er flere ansøgere til Munkensdam Gymnasium, end vi har plads til, sender vi de nødvendige personoplysninger om vores ansøgere til Fordelingssekretariatet i Region Syd med det formål at få udpeget de ansøgere, der bor længst væk fra Munkensdam Gymnasium, og som derfor skal overføres til optagelse på et andet gymnasium, jf. § 29 i optagelsesbekendtgørelsen.

Hvis Fordelingssekretariatet vurderer, at du ikke kan optages på Munkensdam Gymnasium, men skal henvises til et andet gymnasium, videresender vi din ansøgning til det pågældende gymnasium.

Hvis du har været til optagelsesprøve hos os, fordi Ungdommens Uddannelsesvejledning har vurderet, at du er ikke-uddannelsesparat, sender vi svaret på din optagelsesprøve til Ungdommens Uddannelsesvejledning med henblik på revidering af din uddannelsesplan, jf. §§ 21 og 22 i procedurebekendtgørelsen[4].

Indsamling og behandling af personoplysninger om dig og dine forældre foregår fortroligt og foretages kun af særligt betroede medarbejdere på Munkensdam Gymnasium. Al forsendelse af din ansøgning fra Munkensdam Gymnasium sker via sikker mail. Hvis du ikke bliver optaget på Munkensdam Gymnasium sletter vi dine personoplysninger, med udgangen af det kalenderår, hvori du har søgt om optagelse. Du kan herefter fremover finde din ansøgning via optagelse.dk

 

Oplysninger, der er frivillige at afgive

De med * markerede oplysninger ovenfor er frivillige for dig at afgive.

Dine og dine forældres rettigheder

Retten til indsigt: I kan få indsigt i, hvilke personoplysninger vi behandler om jer, hvad formålet med behandlingen er, hvor længe vi opbevarer personoplysningerne, hvor vi har oplysningerne fra (hvis vi ikke har modtaget dem fra jer) samt hvem vi evt. videregiver personoplysningerne til.

Retten til indsigt kan dog være begrænset, hvis hensynet til private interesser, fortrolighed om andres oplysninger eller tavshedspligt i den offentlige forvaltning kræver det, jf. databeskyttelseslovens § 22[5].

Retten til indsigelse: I kan gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, hvis jeres interesser i ikke at få behandlet personoplysninger, går forud for Munkensdam Gymnasiums legitime interesser i at kunne foretage behandlingen, jf. artikel 21 i databeskyttelsesforordningen

Retten til berigtigelse: I kan få rettet eller suppleret personoplysninger om jer, som er forkerte eller ufuldstændige, jf. artikel 16 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til begrænsning af behandlingen: I har ret til at få begrænset vores behandling af jeres personoplysninger, hvis der er særlige grunde til det, jf. artikel 18 i databeskyttelsesforordningen.

Retten til sletning: Vi opbevarer jeres personoplysninger så længe, det er nødvendigt af hensyn til Munkensdam Gymnasiums dokumentation for optagelsesproceduren.

 

Hvis du ikke optages, sletter vi som udgangspunkt alle oplysninger om dig med udgangen af indeværende kalender år [OBS på at dette rettes, hvis skolen gemmer oplysningerne i længere tid].

Hvis du bliver optaget, gemmer vi oplysningerne fra optagelsesproceduren i indtil 3 år efter, du er blevet student.

Hvis du bliver optaget gemmer vi dine forældres personoplysninger (stam-, kontakt- og systembrugeroplysninger) indtil du fylder 18 år. Hvis du har sagt ja til, at vi stadig må kontakte dine forældre ang. din skolegang, når du er fyldt 18 år, opbevarer vi dine forældres personoplysninger indtil der er gået 3 år efter, du er blevet student.

Sådan gør du brug af dine rettigheder: Du (eller dine forældre) skal kontakte skolen, jf. afsnittet om Formalia nedenfor, og oplyse, hvilken ret, du/I ønsker at gøre brug af og hvorfor. Vi vil herefter undersøge, om vi er enige i, at retten kan udøves. Hvis vi ikke umiddelbart er enige, giver vi en begrundelse for det, og du/I vil så få lejlighed til at udtale jer, før vi træffer endelig afgørelse om, hvorvidt retten kan udøves. Vores afgørelse herom skal følge forvaltningslovens regler om høring, begrundelse og klagevejledning, jf. forvaltningslovens §§ 19–25.

 

Formalia

Munkensdam Gymnasium er dataansvarlig for de behandlinger af personoplysninger, vi har beskrevet ovenfor.

Hvis du (eller dine forældre) har spørgsmål eller ønsker at gøre brug af de rettigheder, der er beskrevet ovenfor, kan skolens databeskyttelsesrådgiver kontaktes på ansc@itcfyn.dk .

Klageadgang

Munkensdam Gymnasiums behandling af personoplysninger kan påklages til Datatilsynet, Borgergade 28, 5, 1300 København K.

 

[1] Denne orientering gives med henvisning til art. 13 og 14 i databeskyttelsesforordningen

[2] EUROPA-PARLAMENTETS OG RÅDETS FORORDNING (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (generel forordning om databeskyttelse)

[3] Bekendtgørelse nr. 108 af 04/02/2016

[4] Bekendtgørelse nr. 775 af 14/06/2017

[5] LOV nr 502 af 23/05/2018